Tiện ích văn phòng với loa thông minh Amazon Alexa

Với một chiếc loa thông minh Echo, ngoài việc sử dụng trong gia đình với các tính năng hỗ trợ cuộc sống như: điều khiển các thiết bị smart home, nghe nhạc, hỏi thông tin giao thông… nó còn có thể giúp ích cho bạn tại nơi làm việc nữa.

Khi đó, Alexa sẽ trở thành trợ lý cá nhân “chân không dài” giúp bạn tiết kiệm được kha khá thời gian và công sức đó.

Alexa giúp việc tại văn phòng như thế nào?

1. Check email

Mỗi sáng tới cơ quan, việc đầu tiên bạn làm là gì? Với rất nhiều bạn, việc đầu tiên sẽ là check hàng loạt email công việc. Thay vì phải nheo mắt để đọc lần lượt từng mail, chỉ cần yêu cầu Alexa đọc giúp, còn bạn cứ thong thả vừa nghe vừa thưởng thức tách cafe.

Đầu tiên, bạn sẽ cần kết nối tài khoản email thông qua ứng dungh Alexa. Cách làm nhứ sau:

• Mở ứng dụng Amazon Alexa
• Vào Settings
• Chọn Calendar & Email

Tại đây, chọn ứng dụng email bạn đang sử dụng và làm theo hướng dẫn để liên kết. Sau khi liên kết thành công, chỉ cần nói: “Alexa, read my emails/check my emails”. 

Sau khi nhận lệnh, Alexa sẽ duyệt email trong mục Primary (Chính) và cho bạn biết số lượng email mới và đọc lần lượt Tên người gửi (1), Tiêu đề thư (2).

Lúc này, trợ lý ảo sẽ dừng lại và hỏi bạn liệu có muốn đọc tiếp email (read), xóa (delete) hay đọc thư tiếp theo (next) luôn. Hãy nói “Read” để Alexa giúp đọc toàn bộ nội dung email.

2. Check lịch trong ngày

Bên cạnh việc kiểm tra toàn bộ thư vào buổi sáng, để không bị bỏ qua một cuộc họp quan trọng, chắc chắn bạn còn cần xem lịch trình làm việc trong ngày nữa.

Vẫn trong mục cài đặt như phần trên, bạn chọn nhà cung cấp dịch vụ lịch (Calendar) và liên kết. Sau khi liên kết thành công, bạn chỉ cần hỏi trợ lý với câu lệnh: “Alexa, add an event/meeting to my calendar” để thêm sự kiện/cuộc họp vào lịch.

3. Quản lý danh sách việc cần làm

Có rất nhiều việc nếu chỉ nói thì dễ hơn làm rất nhiều. Đó là lý do vì sao bạn có thể nói với Alexa mọi thứ bạn cần làm trong tuần thay vì viết ra và bỏ quên mẩu giấy note ở chỗ nào đó. Mỗi sáng tới văn phòng, Alexa có thể nhắc nhở bạn về những việc cần làm với một to-do list đã được thiết lập từ trước.

Để tạo một to-do list, chỉ cần nói: “Alexa, create a to-do list called Tuesday work projects.”. Sau khi đã có một list việc, để thêm các việc chi tiết hãy nói: “Alexa, add create a new spreadsheet to my Tuesday work projects list.”.

4. Đặt lời nhắc cho các sự kiện/cuộc họp quan trọng

Khi đang tập trung làm việc, bạn thường sẽ quên mất thời gian đang trôi rất nhanh và có thể khiến bạn bị muộn họp. May mắn thay, Alexa có thể nhắc bạn khi đến giờ họp hay tới lúc cần đi đón bọn trẻ ở trường về.

Chỉ cần nói: “Alexa, remind me that I have a marketing meeting at 3 p.m”.

5. Alexa for Business

Alexa for Business là một dịch vụ cho phép toàn bộ công ty sử dụng Alexa tăng hiệu suất công việc. Nếu công ty bạn có sử dụng dịch vụ này, bạn có thể dùng giọng nói, yêu cầu Alexa đặt lịch giữ phòng họp giúp. Lệnh thoại vô cùng đơn giản: “Alexa, is this room free?” hay “Alexa, book this room for 1 p.m.”

Trường hợp nếu bạn bị trễ, hãy nói với trợ lý: “Alexa, I’m running late” và việc này sẽ được thông báo tới cho những người liên quan để họ có thể sắp xếp công việc hoặc bắt đầu mà không phải đợi chờ. Một cách khác đó là bạn có thể tham gia cuộc họp từ xa với lệnh “Alexa, join my meeting.”.

6. Đặt mua văn phòng phẩm

Tại các quốc gia có hỗ trợ các dịch vụ liên quan, Alexa còn có thể giúp bạn mua văn phòng phẩm như: bút, giấy in, ghim… Hi vọng Việt Nam sẽ sớm có tính năng này.

Nếu gặp khó khăn trong quá trình cài đặt bạn hãy liên hệ Hotline chăm sóc khách hàng của AI Smart Home: 0913.426.268 hoặc để lại comment bên dưới để được trợ giúp nhé.

Chúc các bạn thành công.